Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise für das Mini-RMM-Portal
Stand: 19. September 2026

Verantwortlicher und Kontakt
Sebastian Röseling, hal-tec.de, Mühlenstr. 3, 06268 Obhausen, Deutschland. E-Mail: info@hal-tec.de. Diese Hinweise gelten für das MSP- und Anbieterportal. Für die öffentliche Produktwebsite gelten ergänzend die dortigen Datenschutzhinweise unter https://mini-rmm.de/datenschutz.html.

Portalzugang und Sicherheit
Beim Abruf verarbeiten wir IP-/Verbindungsdaten und die angeforderten Inhalte zur Auslieferung. Bei Anmeldung und Nutzung verarbeiten wir Kontokennung, Passwort-Hash, gegebenenfalls geschütztes Authenticator-Geheimnis, Sitzungsdaten sowie sicherheitsrelevante Anmelde-/Aktionsereignisse. Begrenzungen von Anmeldeversuchen verwenden abgeleitete Kennungen, unter anderem aus IP-Adressen. Die Begrenzung arbeitet mit Zeitfenstern von 15 Minuten; dies ist keine Löschfrist der gespeicherten Kennungen. Technische Fehlerprotokolle können Verbindungs-/Fehlerdaten enthalten. Für diese Sicherheitsinformationen besteht derzeit keine einheitliche automatische Löschfrist; sie werden nur solange aufbewahrt, wie Fehlerklärung, Missbrauchsabwehr oder Rechtsverfolgung dies erfordern, und auf Erforderlichkeit überprüft.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: sichere Bereitstellung, Missbrauchsschutz und nachvollziehbare Verwaltung der geschäftlichen Zugänge. Soweit die betroffene Person selbst unser Vertragspartner ist und die Verarbeitung dafür erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Mitarbeiter eines Firmenkunden stützen wir die notwendige Kontoverwaltung auf das berechtigte Interesse an der Durchführung der Geschäftsbeziehung.
Das Portal verwendet ein technisch erforderliches Sitzungscookie (mini_rmm_session beziehungsweise mini_rmm_provider), um Anmeldung und Formularschutz bereitzustellen. Es wird als Sitzungscookie gesetzt; serverseitige Anmeldungen enden nach 30 Minuten Inaktivität beziehungsweise spätestens acht Stunden. Für notwendige Endgerätespeicherung gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Es werden im Portal keine Analyse- oder Werbetracker eingesetzt; Ressourcen werden vom eigenen Server geladen. Ein allgemeines Einwilligungsbanner ist für diese ausschließlich erforderlichen Funktionen nicht vorgesehen.

Firmenkonten, Verträge und Kontakt
Wir verarbeiten Firmen-/Kontakt-/Rechnungsangaben, Nachrichten, abrechnungsrelevante Geräteanzahlen und Leistungsstände zur Durchführung der Geschäftsbeziehung. Grundlage sind je nach Betroffenenrolle Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO; bei gesetzlichen Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Beim AVV-Abschluss speichern wir die von der vertretenden Person bestätigten Firmenangaben, Name, Kontaktadresse, angemeldetes Konto, Zeitpunkt und konkrete Vertragsfassung. Dies dient dem Vertragsabschluss und dessen Nachweis; es erfolgt keine pauschale zusätzliche dauerhafte Speicherung der IP-Adresse im Abschlussnachweis.
Kontakt-/Kontodaten werden während der erforderlichen Betreuung verarbeitet. Vertrags- und Abschlussnachweise werden für die Vertragsdauer und anschließend soweit erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher Nachweis-/Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gespeichert. Abrechnungsunterlagen unterliegen den jeweils einschlägigen steuer- und handelsrechtlichen Fristen. Nicht jede Geräteinformation wird dadurch zur aufbewahrungspflichtigen Abrechnungsunterlage. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und entgegenstehender Pflichten werden Daten gelöscht. Ein Lösch-/Auskunftsersuchen ist über den oben genannten Kontakt möglich.

Empfänger und Infrastruktur
Hosting erfolgt bei netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe; die zentrale VPS steht in Nürnberg. E-Mail-Kommunikation erfolgt über netcup-Webhosting. Der Hosting-Vertrag sieht Deutschland als Verarbeitungsort vor und benennt unterstützende Anexia-Unternehmen mit Sitz in Deutschland und Österreich. Befugte Administratoren erhalten Zugriff, soweit Betrieb, Support und Fehlerbehebung ihn erfordern. Bei gesetzlicher Verpflichtung können zuständige Behörden Empfänger sein.
Soweit die eingerichtete Lexoffice-/Lexware-Office-Anbindung zur Abrechnung verwendet wird, werden erforderliche Firmen-/Kontakt- und Rechnungsdaten an den beauftragten Rechnungsdienst übermittelt. Hierüber werden keine laufenden Terminalausgaben oder KI-Chats zur Abrechnung übertragen. Eine nicht eingerichtete Anbindung löst keinen solchen Export aus.

Geräte- und Kundendaten im Auftrag
Bei Geräteverwaltung, Diagnose und Fernzugriff verarbeitet hal-tec.de Daten nach Weisung des beauftragenden MSP. Dafür gelten AVV und Anlagen. Verantwortlicher für die betreuten personenbezogenen Daten ist regelmäßig der jeweilige Endkunde oder bei eigenen Geräten der MSP. Wende dich für Rechte an diesen Verantwortlichen; bei uns eingehende Anfragen leiten wir bei möglicher Zuordnung weiter. Ein MSP muss seine Kunden und betroffenen Personen passend informieren; diese Hinweise ersetzen deren Informationspflichten nicht.
Gerätebestand, Befehle, Protokolle, Fernzugriff und optionale KI-Verarbeitung können personenbezogene Daten enthalten. Für den KI-Support bestimmt der MSP den Anbieter. Chatnachrichten, freigegebene Bestands-/Diagnosedaten und Shell-Ausgaben können dorthin übertragen werden; Anbieter, Land, Rechtsgrundlagen und Fristen hängen von dieser gesonderten Auswahl ab. Eine pauschale Zusicherung ausschließlich deutscher Verarbeitung auch für solche Dienste besteht nicht. Bei Drittlandbezug sind vor der Übermittlung die Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO sicherzustellen und die betroffenen Personen über die einschlägigen Garantien zu informieren.

Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; das macht frühere Verarbeitung nicht rückwirkend rechtswidrig. Der AVV-Abschluss ist eine Vertragsannahme, keine pauschale Datenschutz-Einwilligung.
Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, https://datenschutz.sachsen-anhalt.de/.
Technische Verbindungsdaten sind zum Abruf erforderlich; ohne notwendige Konto-/Vertragsdaten können wir den Zugang beziehungsweise den Vertrag nicht bereitstellen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist für unsere eigene Konten-/Vertragsverwaltung nicht vorgesehen. Die Verwendung des optionalen KI-Werkzeugs für Geräteaktionen entscheidet der MSP.